Vorsorgevollmacht: Warum der Bevollmächtigte Belege sammeln sollte

Eine Vorsorgevollmacht schafft Vertrauen — sie bedeutet aber nicht, dass der Bevollmächtigte über das Geld und Vermögen des Vollmachtgebers frei verfügen darf.

Wer eine Vollmacht nutzt, muss gegebenenfalls darlegen können, was er getan hat, welche Beträge geflossen sind und wofür das Geld verwendet wurde.

Der Grund liegt darin, dass hinter der Vollmacht häufig rechtlich ein Auftrags- oder Geschäftsbesorgungsverhältnis steht.

Dann muss der Bevollmächtigte dem Vollmachtgeber Auskunft geben und nach Beendigung seiner Tätigkeit Rechenschaft ablegen, §§ 662, 666 BGB. Was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt, muss er grundsätzlich herausgeben, § 667 BGB.

Was „Rechenschaft ablegen“ bedeutet

Rechenschaft ist mehr als die Aussage: „Ich habe mich um alles gekümmert.“ Der Bevollmächtigte muss die Vermögensverwaltung nachvollziehbar darstellen. Dazu gehört regelmäßig eine geordnete Übersicht, aus der sich ergibt:

• Welche Konten, Depots, Bargeldbestände oder sonstigen Vermögenswerte vorhanden waren.
• Welche Einnahmen eingegangen sind, etwa Rente, Pflegegeld oder Miete.
• Welche Ausgaben vorgenommen wurden, etwa Heimkosten, Medikamente, Einkäufe, Handwerkerrechnungen oder Versicherungen.
• Wann Geld abgehoben, überwiesen oder auf andere Weise verwendet wurde.
• Ob und weshalb Beträge an Angehörige oder den Bevollmächtigten selbst geflossen sind.

Die Rechnungslegung soll dem Vollmachtgeber — und nach dessen Tod gegebenenfalls den Erben — eine Prüfung ermöglichen, ob das Vermögen ordnungsgemäß und im Interesse des Vollmachtgebers verwendet wurde.

Sie umfasst daher grundsätzlich auch die Vorlage eines Bestandsverzeichnisses und eine nachvollziehbare Aufstellung der während der Vollmachtsausübung vorgenommenen Geschäfte.

Welche Belege aufbewahren?

Praktisch empfiehlt es sich, von Beginn der Tätigkeit an alle Unterlagen geordnet aufzubewahren.

Besonders wichtig sind:

• Kontoauszüge, Überweisungsbelege und Quittungen über Barabhebungen.
• Rechnungen und Zahlungsnachweise für Pflege, Heim, Medikamente, Haushalt, Reparaturen oder Versicherungen.
• Kaufbelege bei größeren Anschaffungen.
• Schriftverkehr mit Banken, Behörden, Versicherungen, Pflegekasse und Heim.
• Eine einfache fortlaufende Liste über Einnahmen und Ausgaben.
• Bei Barzahlungen: kurze Vermerke zu Datum, Betrag, Zweck und Empfänger.

Wer etwa monatlich 500 Euro bar für Einkäufe oder persönliche Ausgaben des Vollmachtgebers abhebt, sollte nicht Jahre später erklären müssen, sich an die Verwendung nicht mehr genau zu erinnern.

Eine einfache Tabelle mit Datum, Betrag, Verwendungszweck und vorhandenen Belegen kann später erheblichen Streit vermeiden.

Nach dem Tod des Vollmachtgebers

Mit dem Tod gehen Vermögen und Rechte des Verstorbenen grundsätzlich auf die Erben über, § 1922 Abs. 1 BGB.

Bestand zwischen Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem ein Auftragsverhältnis, können daher auch die Erben grundsätzlich Auskunft und Rechenschaft nach § 666 BGB verlangen. Das betrifft regelmäßig gerade die Zeit, in der die Vollmacht tatsächlich genutzt wurde.

Das gilt auch dann, wenn die Vollmacht über den Tod hinaus erteilt wurde.

Eine solche transmortale oder postmortale Vollmacht erlaubt zwar gegebenenfalls weiteres Handeln, befreit den Bevollmächtigten aber nicht ohne Weiteres von der Pflicht, die Verwendung von Nachlassmitteln nachvollziehbar zu dokumentieren.

Es gibt Ausnahmen. Der Vollmachtgeber kann die Rechenschaftspflicht ausdrücklich beschränken oder bestimmen, dass sie nur ihm persönlich geschuldet sein soll und nach seinem Tod nicht auf die Erben übergeht. Eine solche Regelung muss aber klar formuliert sein. Fehlt sie, sollte ein Bevollmächtigter vorsorglich davon ausgehen, dass er gegenüber den Erben Auskunft geben und seine Tätigkeit belegen können muss.

Fazit

Eine Vorsorgevollmacht ist kein Freibrief, sondern eine verantwortungsvolle Aufgabe.

Wer sie ausübt, sollte von Anfang an sauber dokumentieren und Belege aufbewahren. Das schützt den Vollmachtgeber, erleichtert die spätere Abrechnung mit Miterben und schützt auch den Bevollmächtigten selbst vor dem Vorwurf, Geld oder Vermögenswerte ohne nachvollziehbaren Grund verwendet zu haben.